Regulamin świadczenia usług

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem aplikacji internetowej Moje RODO, dostępnej pod adresem moje-rodo.pl.

Usługodawca świadczy usługi zgodnie z: ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO (UE 2016/679), ustawą o ochronie danych osobowych, Kodeksem cywilnym oraz ustawą o prawach konsumenta.

• Usługodawca – Lajf – Roman Jońca, ul. Wiosenna 6, 43-607 Jaworzno, NIP: 6321410733.
• Użytkownik – przedsiębiorca lub osoba prawna, która zawarła Umowę o świadczenie usług (w szczególności: solo praktyki lekarskie, gabinety pediatryczne, stomatologiczne, diagnostyczne).
• Aplikacja – oprogramowanie Moje RODO dostępne pod adresem moje-rodo.pl.
• Konto – indywidualne konto Użytkownika, zabezpieczone loginem i hasłem.
• Tor Praktyki zawodowej – dla Użytkowników niemających obowiązku wyznaczenia formalnego Inspektora Ochrony Danych. Obejmuje jednorazową Opłatę startową oraz opcjonalny Abonament (Utrzymanie lub Opieka). Wszystkie kwoty podane jako brutto (zawierają 23% VAT).
• Opłata startowa – jednorazowa opłata 999 zł brutto (812,20 zł netto) pobierana przy zawarciu Umowy w torze Praktyki zawodowej. Obejmuje portal klienta, komplet dokumentów RODO PDF z danymi Użytkownika dopasowany do profilu działalności oraz „Komplet do segregatora”. Zasady rozliczenia w razie rezygnacji określa § 8.
• Abonament UTRZYMANIE – subskrypcja 199 zł brutto/mc (161,79 zł netto) lub 2 030 zł brutto rocznie (1 650,41 zł netto, -15%). Obejmuje utrzymanie dostępu do rejestru czynności przetwarzania i terminarza obowiązków po okresie próbnym, aktualizacje wzorów dokumentów przy zmianach prawa oraz paczkę dowodową generowaną samodzielnie przez Użytkownika w Aplikacji. Wskaźnik kompletności wdrożenia i dziennik zgodności należą do Opłaty startowej i pozostają dostępne bezterminowo.
• Abonament OPIEKA – subskrypcja 499 zł brutto/mc (405,69 zł netto) lub 5 090 zł brutto rocznie (4 138,21 zł netto, -15%). Obejmuje wszystko z Abonamentu Utrzymanie oraz konsultacje z ekspertem RODO do 2 godzin w miesiącu (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym) i pomoc przy incydentach.
• Tor Podmiotu leczniczego (IOD) – dla Użytkowników, w przypadku których indywidualna ocena wykazała obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (art. 37 RODO), oraz dla tych, którzy decydują się wyznaczyć go dobrowolnie. O obowiązku decyduje ocena skali i charakteru przetwarzania, a nie sama forma prowadzonej działalności. Obejmuje pełną funkcję IOD: formalne zgłoszenie do UODO, audyt zgodności, szkolenia personelu, wsparcie podczas kontroli UODO i customizację klauzul. Zakres i wynagrodzenie ustalane są indywidualnie w odrębnym porozumieniu (bez płatności online).
• Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną.
• Umowa DPA – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (art. 28 RODO), zawierana automatycznie z chwilą zawarcia Umowy w zakresie danych wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji.

Opłata startowa (999 zł) – dostępne bezterminowo:

• Generator dokumentacji RODO dla praktyk medycznych (komplet dopasowany do profilu działalności)
• Pre-fill danych firmy z GUS REGON / KRS
• Ankieta wdrożeniowa profilująca dokumenty
• Storage wygenerowanych dokumentów PDF i ich ponowne generowanie po zmianie danych
• „Komplet do segregatora” – jeden zbiorczy PDF z dokumentacją i spisem treści, gotowy do druku
• Plan wdrożenia z odhaczaniem kroków
• Portal klienta ze wskaźnikiem kompletności wdrożenia oraz niezmienialny dziennik zgodności

Dostęp próbny – przez 30 dni od opłaty startowej, w jej cenie:

• Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO)
• Terminarz obowiązków

Abonament UTRZYMANIE (199 zł/mc) – po okresie próbnym:

• Utrzymanie dostępu do rejestru czynności przetwarzania i terminarza obowiązków
• Aktualizacje wzorów dokumentów przy zmianach prawa wpływających na ich treść
• Paczka dowodowa na potrzeby kontroli – generowana samodzielnie przez Użytkownika w Aplikacji

Abonament OPIEKA (499 zł/mc) – wszystko z Utrzymania oraz:

• Rejestr powierzeń, rejestr naruszeń, rejestr upoważnień
• Rejestrowanie incydentów i naruszeń ochrony danych (art. 33–34 RODO)
• Analiza DPIA (art. 35 RODO)
• Konsultacje z ekspertem RODO do 2 godzin miesięcznie (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym) i pomoc przy incydentach

Tor Podmiotu leczniczego (formalny IOD) – na podstawie odrębnego porozumienia:

• Pełna funkcja Inspektora Ochrony Danych: formalne zgłoszenie do UODO, audyt zgodności, szkolenia personelu, wsparcie podczas kontroli UODO (zakres i wynagrodzenie ustalane indywidualnie)

Konsultacje z ekspertem RODO w abonamencie OPIEKA nie stanowią formalnego pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych. Formalne pełnienie tej funkcji jest dostępne wyłącznie w torze Podmiotu leczniczego, na podstawie odrębnej umowy i indywidualnej kwalifikacji.

Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B), w szczególności podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Do korzystania z Aplikacji niezbędne jest: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka (HTML5/CSS3/JS), aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa cookies technicznych (szczegóły w Polityce Prywatności § 8). Połączenie szyfrowane TLS 1.2+.

Korzystanie z Aplikacji wymaga założenia bezpłatnego Konta. Podczas rejestracji wymagane są: adres e-mail oraz hasło (minimum 10 znaków). Pozostałe dane (NIP, nazwa firmy, dane kontaktowe, profil praktyki) Użytkownik podaje w formularzu intake po rejestracji.

Użytkownik odpowiada za poufność hasła i aktualność danych firmy.

Wszystkie ceny podane są jako brutto (zawierają 23% VAT). W nawiasach wskazano odpowiadającą kwotę netto.

Tor Praktyki zawodowej – Opłata startowa – jednorazowo 999 zł brutto (812,20 zł netto) płatne przy zawarciu Umowy. Obejmuje przygotowanie kompletu dokumentacji RODO i dostęp do portalu. Zasady rozliczenia w razie rezygnacji określa § 8.

Tor Praktyki zawodowej – Abonament (opcjonalny) – do wyboru: UTRZYMANIE 199 zł brutto/mc (161,79 zł netto) lub 2 030 zł brutto rocznie (1 650,41 zł netto, -15%); albo OPIEKA 499 zł brutto/mc (405,69 zł netto) lub 5 090 zł brutto rocznie (4 138,21 zł netto, -15%). Abonament jest dobrowolny – Użytkownik może korzystać z kompletu dokumentów bez abonamentu, rezygnując z aktualizacji i obsługi eksperta. Subskrypcja odnawia się automatycznie do czasu rezygnacji.

Tor Podmiotu leczniczego (IOD) – zakres i wynagrodzenie za pełną funkcję Inspektora Ochrony Danych ustalane są indywidualnie w odrębnym porozumieniu, w zależności od skali podmiotu i liczby personelu. Płatność nie odbywa się online.

Konsultacje ponad limit (Abonament OPIEKA) – konsultacje z ekspertem przekraczające 2 h w miesiącu rozliczane są według ustalonej stawki na podstawie ewidencji prowadzonej w portalu Użytkownika. Reakcje na incydenty bezpieczeństwa danych obsługiwane są priorytetowo i nie wliczają się do limitu konsultacji rutynowych.

Usługa obejmuje 1 podmiot na 1 NIP – drugi podmiot wymaga oddzielnej Umowy. Każda płatność dokumentowana fakturą VAT (23%). Umowa zawarta z chwilą zaksięgowania pierwszej płatności.

Płatności przez operatora płatności online (po stronie Usługodawcy wybór operatora może się zmieniać – aktualny operator jest wskazany w panelu Użytkownika przy procesie płatności). Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych ani innych instrumentów płatniczych. Brak płatności subskrypcyjnej w terminie może skutkować zawieszeniem dostępu do funkcji abonamentowych Aplikacji po 7 dniach od wymaganej daty oraz – w odniesieniu do toru Podmiotu leczniczego – wstrzymaniem świadczenia usług IOD do czasu uregulowania należności.

Usługi są kierowane do przedsiębiorców. Do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą stosuje się przepisy dotyczące konsumenta w zakresie wskazanym w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, jeżeli umowa nie ma dla tej osoby charakteru zawodowego.

Rezygnacja z abonamentu – Użytkownik może zrezygnować w dowolnym momencie z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego (miesięcznego lub rocznego), bez okresu wypowiedzenia i bez kar umownych. Opłata za bieżący okres nie podlega zwrotowi, chyba że przyczyną rezygnacji jest nieusunięta w 14 dni wada Aplikacji uniemożliwiająca korzystanie z głównych funkcji. Po zakończeniu abonamentu wygasa dostęp do rejestru czynności przetwarzania, terminarza obowiązków, przypomnień, aktualizacji wzorów dokumentów oraz wsparcia eksperta. Wskaźnik kompletności wdrożenia, plan wdrożenia, dziennik zgodności i wygenerowane dokumenty pozostają dostępne bezterminowo.

Opłata startowa (999 zł brutto) stanowi wynagrodzenie za przygotowanie i udostępnienie dokumentacji oraz pozostałe świadczenia wskazane w aktualnej ofercie. Rezygnacja Użytkownika po prawidłowym wykonaniu i udostępnieniu dokumentacji nie stanowi sama w sobie podstawy do zwrotu wynagrodzenia należnego za prawidłowo wykonaną część usługi. Nie narusza to prawa do reklamacji, uprawnień związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy ani uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Płatność roczna z góry – w razie rezygnacji w trakcie okresu rocznego niewykorzystana część abonamentu nie podlega zwrotowi (oszczędność -15% w cenniku rocznym jest kompensowana dłuższym zobowiązaniem).

Zmiana abonamentu (Utrzymanie ↔ Opieka) – możliwa w dowolnym momencie; zmiana stawki obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Przejście do toru Podmiotu leczniczego (formalny IOD) odbywa się na podstawie odrębnego porozumienia.

Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość danych wprowadzanych do Aplikacji (NIP, adres, profil działalności, odpowiedzi w ankiecie). Aplikacja jest narzędziem wspomagającym przygotowanie dokumentacji RODO.

W torze Praktyki zawodowej (abonament OPIEKA) Usługodawca świadczy konsultacje z ekspertem RODO w zakresie limitu 2 h/mc (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym). Tor ten nie obejmuje formalnego pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych zgłoszonego do UODO – ten zakres dostępny jest wyłącznie w torze Podmiotu leczniczego.

W torze Podmiotu leczniczego Usługodawca pełni formalną funkcję IOD na podstawie odrębnej Umowy IODO, ze SLA dla obsługi incydentów bezpieczeństwa danych (poza limitem konsultacji rutynowych). Zakres i odpowiedzialność IOD regulowane są osobną Umową IODO.

Usługodawca nie odpowiada za decyzje UODO wynikające z wadliwej lub niekompletnej dokumentacji wynikającej z błędnych danych wejściowych przekazanych przez Użytkownika. Limit odpowiedzialności kontraktowej Usługodawcy – do wysokości opłat zapłaconych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie to nie obejmuje szkody wyrządzonej umyślnie, nie ogranicza uprawnień osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 82 RODO, nie wyłącza kompetencji Prezesa UODO ani odpowiedzialności Usługodawcy za podmioty przetwarzające, którym powierzył przetwarzanie (art. 28 ust. 4 RODO).

Administratorem danych Użytkownika jest Lajf – Roman Jońca (szczegóły w Polityce Prywatności).

W zakresie danych osób trzecich (pacjentów, pracowników, kontrahentów) wprowadzanych do Aplikacji Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Strony zawierają Umowę DPA automatycznie z chwilą zawarcia Umowy o świadczenie usług – treść DPA dostępna w panelu Użytkownika oraz pod adresem moje-rodo.pl/dpa.

Wszelkie prawa do Aplikacji (kod źródłowy, szablony dokumentów, design, logo „Moje RODO”) należą do Usługodawcy. Użytkownik nabywa wyłącznie niewyłączną, niezbywalną licencję na czas trwania Umowy do korzystania z Aplikacji oraz nieograniczone w czasie prawo do używania wygenerowanej dokumentacji w ramach własnej działalności gospodarczej.

Reklamacje prosimy kierować na adres: kontakt@moje-rodo.pl z tytułem „Reklamacja Moje RODO”. Odpowiedź w ciągu 14 dni. Reklamacje dotyczące przetwarzania danych osobowych: rodo@moje-rodo.pl.

O zmianach Regulaminu (w tym o zmianach cennika) Usługodawca informuje Użytkowników na adres e-mail z 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak akceptacji zmian uprawnia Użytkownika do rezygnacji z subskrypcji z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, bez kar umownych. Dotychczasowe warunki obowiązują do końca opłaconego okresu.

Prawo właściwe: polskie. Sąd właściwy: dla siedziby Usługodawcy (Sąd Rejonowy w Jaworznie), o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.