Regulamin świadczenia usług

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem aplikacji internetowej Moje RODO, dostępnej pod adresem moje-rodo.pl.

Usługodawca świadczy usługi zgodnie z: ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO (UE 2016/679), ustawą o ochronie danych osobowych, Kodeksem cywilnym oraz ustawą o prawach konsumenta.

• Usługodawca – Lajf sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, 43-607 Jaworzno, Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS, KRS 0001265327, NIP 632-204-51-64, REGON 545668517, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.
• Użytkownik – przedsiębiorca lub osoba prawna, która zawarła Umowę o świadczenie usług (w szczególności: solo praktyki lekarskie, gabinety pediatryczne, stomatologiczne, diagnostyczne).
• Przedsiębiorca na prawach Konsumenta – Użytkownik będący osobą fizyczną, który zawiera Umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
• Aplikacja – oprogramowanie Moje RODO dostępne pod adresem moje-rodo.pl.
• Konto – indywidualne konto Użytkownika, zabezpieczone loginem i hasłem.
• Komplet informacji – odpowiedzi Użytkownika na pytania Usługodawcy dotyczące sposobu przetwarzania danych w praktyce (w szczególności systemu dokumentacji medycznej, kanałów kontaktu z pacjentami, osób mających dostęp do danych i stosowanych zabezpieczeń), przekazane w portalu, w kwestionariuszu na stronie moje-rodo.pl/kwestionariusz albo pocztą elektroniczną, wraz z odpowiedziami na pytania uzupełniające.
• Tor Praktyki zawodowej – dla Użytkowników niemających obowiązku wyznaczenia formalnego Inspektora Ochrony Danych. Obejmuje jednorazową Opłatę startową oraz opcjonalny Abonament (Utrzymanie lub Opieka). Wszystkie kwoty podane jako brutto (zawierają 23% VAT).
• Opłata startowa – jednorazowa opłata 999 zł brutto (812,20 zł netto) pobierana przy zawarciu Umowy w torze Praktyki zawodowej. Obejmuje portal klienta, komplet dokumentów RODO PDF z danymi Użytkownika dopasowany do profilu działalności oraz „Komplet do segregatora”. Zasady rozliczenia w razie rezygnacji określa § 8.
• Abonament UTRZYMANIE – subskrypcja 199 zł brutto/mc (161,79 zł netto) lub 2 030 zł brutto rocznie (1 650,41 zł netto, -15%). Obejmuje utrzymanie dostępu do rejestru czynności przetwarzania i terminarza obowiązków po okresie próbnym, aktualizacje wzorów dokumentów przy zmianach prawa oraz paczkę dowodową generowaną samodzielnie przez Użytkownika w Aplikacji. Wskaźnik kompletności wdrożenia i dziennik zgodności należą do Opłaty startowej i pozostają dostępne bezterminowo.
• Abonament OPIEKA – subskrypcja 499 zł brutto/mc (405,69 zł netto) lub 5 090 zł brutto rocznie (4 138,21 zł netto, -15%). Obejmuje wszystko z Abonamentu Utrzymanie oraz konsultacje z ekspertem RODO do 2 godzin w miesiącu (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym) i pomoc przy incydentach.
• Obsługa naruszenia – jednorazowa usługa za 849 zł brutto (690,24 zł netto), zamawiana na stronie moje-rodo.pl/obsluga-naruszenia bez zakładania Konta: przygotowanie pism potrzebnych po naruszeniu ochrony danych osobowych w praktyce Użytkownika. Zakres określa § 3, termin § 6.
• Tor Podmiotu leczniczego (IOD) – dla Użytkowników, w przypadku których indywidualna ocena wykazała obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (art. 37 RODO), oraz dla tych, którzy decydują się wyznaczyć go dobrowolnie. O obowiązku decyduje ocena skali i charakteru przetwarzania, a nie sama forma prowadzonej działalności. Obejmuje pełną funkcję IOD: formalne zgłoszenie do UODO, audyt zgodności, szkolenia personelu, wsparcie podczas kontroli UODO i customizację klauzul. Zakres i wynagrodzenie ustalane są indywidualnie w odrębnym porozumieniu (bez płatności online).
• Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną.
• Umowa DPA – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (art. 28 RODO), zawierana automatycznie z chwilą zawarcia Umowy w zakresie danych wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji.

Opłata startowa (999 zł) – dostępne bezterminowo:

• Przygotowanie i sprawdzenie przez eksperta kompletu dokumentacji RODO opisującej sposób przetwarzania danych w praktyce Użytkownika, na podstawie Kompletu informacji
• Pre-fill danych firmy z GUS REGON / KRS
• Pytania o sposób przetwarzania danych w praktyce (Komplet informacji)
• Instrukcja wdrożenia: co podpisać, co wysłać i komu, co przechowywać
• Przechowywanie dokumentów PDF w portalu Użytkownika i ich pobieranie
• „Komplet do segregatora” – jeden zbiorczy PDF z dokumentacją i spisem treści, gotowy do druku
• Plan wdrożenia z odhaczaniem kroków
• Portal klienta ze wskaźnikiem kompletności wdrożenia oraz niezmienialny dziennik zgodności

Dostęp próbny – przez 30 dni od opłaty startowej, w jej cenie:

• Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO)
• Terminarz obowiązków

Abonament UTRZYMANIE (199 zł/mc) – po okresie próbnym:

• Utrzymanie dostępu do rejestru czynności przetwarzania i terminarza obowiązków
• Aktualizacje wzorów dokumentów przy zmianach prawa wpływających na ich treść
• Paczka dowodowa na potrzeby kontroli – generowana samodzielnie przez Użytkownika w Aplikacji

Abonament OPIEKA (499 zł/mc) – wszystko z Utrzymania oraz:

• Rejestr powierzeń, rejestr naruszeń, rejestr upoważnień
• Rejestrowanie incydentów i naruszeń ochrony danych (art. 33–34 RODO)
• Analiza DPIA (art. 35 RODO)
• Konsultacje z ekspertem RODO do 2 godzin miesięcznie (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym) i pomoc przy incydentach

Obsługa naruszenia (849 zł) – jednorazowo, dotyczy jednego zdarzenia:

• Karta zdarzenia z oceną ryzyka naruszenia i uzasadnieniem decyzji o zawiadomieniu osób, których dane dotyczą (art. 33 i 34 RODO)
• Wpis do rejestru naruszeń
• Treść zawiadomienia osób, których dane dotyczą, spełniająca wymogi art. 34 ust. 2 RODO, instrukcja wysyłki i wzór listu dla osób bez kontaktu elektronicznego
• Projekt zgłoszenia uzupełniającego i końcowego do Prezesa UODO
• Wskazówki do rozmów z pacjentami oraz aktualizacja analizy ryzyka praktyki

Po stronie Użytkownika pozostaje: przekazanie liczby osób, których dotyczy naruszenie, z podziałem według dostępnych danych kontaktowych, wysyłka zawiadomień, nadanie listów oraz złożenie i podpisanie zgłoszeń do Prezesa UODO. Usługodawca nie przyjmuje danych pacjentów i nie loguje się do systemów Użytkownika. Usługa nie obejmuje reprezentowania Użytkownika w postępowaniu przed Prezesem UODO. W Abonamencie OPIEKA obsługa naruszeń jest objęta ceną abonamentu.

Tor Podmiotu leczniczego (formalny IOD) – na podstawie odrębnego porozumienia:

• Pełna funkcja Inspektora Ochrony Danych: formalne zgłoszenie do UODO, audyt zgodności, szkolenia personelu, wsparcie podczas kontroli UODO (zakres i wynagrodzenie ustalane indywidualnie)

Konsultacje z ekspertem RODO w abonamencie OPIEKA nie stanowią formalnego pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych. Formalne pełnienie tej funkcji jest dostępne wyłącznie w torze Podmiotu leczniczego, na podstawie odrębnej umowy i indywidualnej kwalifikacji.

Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B), w szczególności podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Do korzystania z Aplikacji niezbędne jest: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka (HTML5/CSS3/JS), aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa cookies technicznych (szczegóły w Polityce Prywatności § 8). Połączenie szyfrowane TLS 1.2+.

Korzystanie z Aplikacji wymaga założenia bezpłatnego Konta. W formularzu rejestracji Użytkownik podaje NIP, nazwę i adres firmy, adres e-mail oraz numer telefonu i akceptuje Regulamin oraz Politykę Prywatności (pole akceptacji nie jest domyślnie zaznaczone). Po rejestracji Użytkownik otrzymuje na podany adres e-mail link do ustawienia hasła. Konto można też założyć, logując się kontem Google i uzupełniając dane firmy. Profil praktyki Użytkownik uzupełnia w Aplikacji po rejestracji.

Użytkownik odpowiada za poufność hasła i aktualność danych firmy.

Zamówienie przez kwestionariusz. Dokumentację w torze Praktyki zawodowej można zamówić bez zakładania Konta, wypełniając kwestionariusz na stronie moje-rodo.pl/kwestionariusz. Użytkownik podaje w nim NIP, dane firmy, adres e-mail i odpowiedzi stanowiące Komplet informacji, a przed płatnością akceptuje Regulamin (pole akceptacji nie jest domyślnie zaznaczone). Dokumentacja jest wtedy przesyłana na adres e-mail podany w kwestionariuszu. Zakres Opłaty startowej jest taki sam jak przy zamówieniu z Kontem: na żądanie Użytkownika Usługodawca zakłada Konto bez dodatkowej opłaty i udostępnia w nim dokumentację oraz pozostałe świadczenia wskazane w § 3.

Wszystkie ceny podane są jako brutto (zawierają 23% VAT). W nawiasach wskazano odpowiadającą kwotę netto.

Tor Praktyki zawodowej – Opłata startowa – jednorazowo 999 zł brutto (812,20 zł netto) płatne przy zawarciu Umowy. Obejmuje przygotowanie kompletu dokumentacji RODO i dostęp do portalu. Zasady rozliczenia w razie rezygnacji określa § 8.

Tor Praktyki zawodowej – Abonament (opcjonalny) – do wyboru: UTRZYMANIE 199 zł brutto/mc (161,79 zł netto) lub 2 030 zł brutto rocznie (1 650,41 zł netto, -15%); albo OPIEKA 499 zł brutto/mc (405,69 zł netto) lub 5 090 zł brutto rocznie (4 138,21 zł netto, -15%). Abonament jest dobrowolny – Użytkownik może korzystać z kompletu dokumentów bez abonamentu, rezygnując z aktualizacji i obsługi eksperta. Subskrypcja odnawia się automatycznie do czasu rezygnacji.

Obsługa naruszenia – jednorazowo 849 zł brutto (690,24 zł netto), płatne przy zamówieniu. Usługodawca kontaktuje się z Użytkownikiem telefonicznie w dniu roboczym złożenia zamówienia, a gdy zamówienie wpłynie po godzinach pracy lub w dniu wolnym, w najbliższym dniu roboczym. Pisma Usługodawca przesyła na adres e-mail podany w zamówieniu w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania informacji wskazanych w § 3. Usługodawca nie odpowiada za upływ terminów ustawowych, które minęły przed złożeniem zamówienia albo z powodu opóźnienia w przekazaniu tych informacji.

Tor Podmiotu leczniczego (IOD) – zakres i wynagrodzenie za pełną funkcję Inspektora Ochrony Danych ustalane są indywidualnie w odrębnym porozumieniu, w zależności od skali podmiotu i liczby personelu. Płatność nie odbywa się online.

Konsultacje ponad limit (Abonament OPIEKA) – konsultacje z ekspertem przekraczające 2 h w miesiącu rozliczane są według ustalonej stawki na podstawie ewidencji prowadzonej w portalu Użytkownika. Reakcje na incydenty bezpieczeństwa danych obsługiwane są priorytetowo i nie wliczają się do limitu konsultacji rutynowych.

Termin udostępnienia dokumentacji – Usługodawca udostępnia komplet dokumentacji w portalu Użytkownika, a przy zamówieniu przez kwestionariusz bez Konta przesyła go na adres e-mail podany w kwestionariuszu, w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania Kompletu informacji. Jeżeli przekazane informacje wymagają wyjaśnienia, Usługodawca kieruje do Użytkownika pytania uzupełniające, a termin biegnie od otrzymania odpowiedzi. Dniami roboczymi są dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Jeżeli z powodu przerwy w pracy Usługodawcy (w szczególności urlopu lub choroby) dotrzymanie tego terminu nie jest możliwe, Usługodawca informuje o tym na stronie moje-rodo.pl przed zawarciem Umowy, wskazując wydłużony termin, który obowiązuje dla Umów zawartych w tym okresie.

Aktualizacja dokumentacji po zmianie w praktyce – na zgłoszenie Użytkownika (np. zatrudnienie personelu, zmiana adresu, nowy system dokumentacji) Usługodawca aktualizuje dokumenty, których zmiana dotyczy, w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania informacji o zmianie: w ramach Abonamentu bez dodatkowej opłaty, a bez Abonamentu bez dodatkowej opłaty w ciągu 30 dni od uiszczenia Opłaty startowej, po tym okresie na podstawie indywidualnej wyceny zaakceptowanej przez Użytkownika.

Usługa obejmuje 1 podmiot na 1 NIP – drugi podmiot wymaga oddzielnej Umowy. Każda płatność dokumentowana fakturą VAT (23%). Umowa zawarta z chwilą zaksięgowania pierwszej płatności.

Płatności online obsługuje ING Pay – serwis prowadzony przez ING Bank Śląski S.A. z siedzibą w Katowicach (ul. Sokolska 34, 40-086 Katowice). Dostępne metody płatności: BLIK, karty płatnicze, szybkie przelewy online i płatności odroczone. Dostępność poszczególnych metod może zależeć od kwoty i rodzaju płatności – aktualna lista jest widoczna na stronie płatności operatora. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych ani innych instrumentów płatniczych. Brak płatności subskrypcyjnej w terminie może skutkować zawieszeniem dostępu do funkcji abonamentowych Aplikacji po 7 dniach od wymaganej daty oraz – w odniesieniu do toru Podmiotu leczniczego – wstrzymaniem świadczenia usług IOD do czasu uregulowania należności.

Usługi są kierowane do przedsiębiorców. Do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą stosuje się przepisy dotyczące konsumenta w zakresie wskazanym w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, jeżeli umowa nie ma dla tej osoby charakteru zawodowego.

Rezygnacja z abonamentu – Użytkownik może zrezygnować w dowolnym momencie z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego (miesięcznego lub rocznego), bez okresu wypowiedzenia i bez kar umownych. Opłata za bieżący okres nie podlega zwrotowi, chyba że przyczyną rezygnacji jest nieusunięta w 14 dni wada Aplikacji uniemożliwiająca korzystanie z głównych funkcji. Po zakończeniu abonamentu wygasa dostęp do rejestru czynności przetwarzania, terminarza obowiązków, przypomnień, aktualizacji wzorów dokumentów oraz wsparcia eksperta. Wskaźnik kompletności wdrożenia, plan wdrożenia, dziennik zgodności i wygenerowane dokumenty pozostają dostępne bezterminowo.

Opłata startowa (999 zł brutto) stanowi wynagrodzenie za przygotowanie i udostępnienie dokumentacji oraz pozostałe świadczenia wskazane w aktualnej ofercie. Rezygnacja Użytkownika po prawidłowym wykonaniu i udostępnieniu dokumentacji nie stanowi sama w sobie podstawy do zwrotu wynagrodzenia należnego za prawidłowo wykonaną część usługi. Nie narusza to prawa do reklamacji, uprawnień związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy ani uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Płatność roczna z góry – w razie rezygnacji w trakcie okresu rocznego niewykorzystana część abonamentu nie podlega zwrotowi (oszczędność -15% w cenniku rocznym jest kompensowana dłuższym zobowiązaniem).

Zmiana abonamentu (Utrzymanie ↔ Opieka) – możliwa w dowolnym momencie; zmiana stawki obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Przejście do toru Podmiotu leczniczego (formalny IOD) odbywa się na podstawie odrębnego porozumienia.

Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość danych wprowadzanych do Aplikacji (NIP, adres, profil działalności, odpowiedzi w ankiecie). Aplikacja jest narzędziem wspomagającym przygotowanie dokumentacji RODO.

W torze Praktyki zawodowej (abonament OPIEKA) Usługodawca świadczy konsultacje z ekspertem RODO w zakresie limitu 2 h/mc (odpowiedź najpóźniej w następnym dniu roboczym). Tor ten nie obejmuje formalnego pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych zgłoszonego do UODO – ten zakres dostępny jest wyłącznie w torze Podmiotu leczniczego.

W torze Podmiotu leczniczego Usługodawca pełni formalną funkcję IOD na podstawie odrębnej Umowy IODO, ze SLA dla obsługi incydentów bezpieczeństwa danych (poza limitem konsultacji rutynowych). Zakres i odpowiedzialność IOD regulowane są osobną Umową IODO.

Usługodawca nie odpowiada za decyzje UODO wynikające z wadliwej lub niekompletnej dokumentacji wynikającej z błędnych danych wejściowych przekazanych przez Użytkownika. Limit odpowiedzialności kontraktowej Usługodawcy – do wysokości opłat zapłaconych przez Użytkownika w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie to nie obejmuje szkody wyrządzonej umyślnie, nie ogranicza uprawnień osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 82 RODO, nie wyłącza kompetencji Prezesa UODO ani odpowiedzialności Usługodawcy za podmioty przetwarzające, którym powierzył przetwarzanie (art. 28 ust. 4 RODO).

Administratorem danych Użytkownika jest Lajf sp. z o.o. (szczegóły w Polityce Prywatności).

W zakresie danych osób trzecich (pacjentów, pracowników, kontrahentów) wprowadzanych do Aplikacji Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Strony zawierają Umowę DPA automatycznie z chwilą zawarcia Umowy o świadczenie usług – treść DPA dostępna w panelu Użytkownika oraz pod adresem moje-rodo.pl/dpa.

Wszelkie prawa do Aplikacji (kod źródłowy, szablony dokumentów, design, logo „Moje RODO”) należą do Usługodawcy. Użytkownik nabywa wyłącznie niewyłączną, niezbywalną licencję na czas trwania Umowy do korzystania z Aplikacji oraz nieograniczone w czasie prawo do używania wygenerowanej dokumentacji w ramach własnej działalności gospodarczej.

1. Jak złożyć reklamację. Reklamację dotyczącą Aplikacji, dokumentacji albo płatności można złożyć e-mailem na adres kontakt@moje-rodo.pl z tytułem „Reklamacja Moje RODO” albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy: Lajf sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, 43-607 Jaworzno.

2. Co warto podać. Nazwę firmy i NIP albo adres e-mail Konta, opis nieprawidłowości i datę jej zauważenia oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy. Brak któregoś z tych elementów nie powoduje pozostawienia reklamacji bez rozpatrzenia – w razie potrzeby poprosimy o uzupełnienie.

3. Termin. Usługodawca rozpatruje reklamację i odpowiada na nią w terminie 14 dni od jej otrzymania, na adres e-mail, z którego ją wysłano, albo w sposób, w jaki została złożona. Jeżeli Usługodawca nie odpowie w tym terminie, reklamację uważa się za uwzględnioną.

4. Przedsiębiorca na prawach Konsumenta. Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta (§ 2) przysługują, na podstawie ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, uprawnienia konsumenta w przypadku braku zgodności usługi cyfrowej lub treści cyfrowej z umową. Może ona w szczególności żądać doprowadzenia Aplikacji lub dokumentacji do zgodności z umową, a jeżeli nie jest to możliwe, Usługodawca tego nie zrobi w rozsądnym czasie albo brak zgodności występuje nadal – złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny, a przy istotnym braku zgodności o odstąpieniu od umowy. Postanowienia Regulaminu ograniczające odpowiedzialność Usługodawcy nie wyłączają ani nie ograniczają tych uprawnień.

5. Dane osobowe. Reklamacje dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres rodo@moje-rodo.pl. Niezależnie od tego przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

O zmianach Regulaminu (w tym o zmianach cennika) Usługodawca informuje Użytkowników na adres e-mail z 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak akceptacji zmian uprawnia Użytkownika do rezygnacji z subskrypcji z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, bez kar umownych. Dotychczasowe warunki obowiązują do końca opłaconego okresu.

Prawo właściwe: polskie. Sąd właściwy: dla siedziby Usługodawcy (Sąd Rejonowy w Jaworznie), o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.