Monitoring w gabinecie lekarskim. Co naprawdę wystarczy, żeby było zgodnie z RODO

Czy w gabinecie wolno mieć kamery?

Tak, jeśli monitoring jest niezbędny do konkretnego celu, na przykład bezpieczeństwa osób i mienia, a kamery nie wykraczają poza to, co potrzebne. Podstawą jest zwykle uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) po wyważeniu go z interesami osób nagrywanych. Jeśli nagranie ujawnia dane o zdrowiu, potrzebna jest też przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO, więc ogranicz kadr do tego, co konieczne. Wobec pracowników dochodzą przepisy Kodeksu pracy (art. 22² KP), a dla podmiotów leczniczych przepisy ustawy o działalności leczniczej (art. 23a).

Przepisy dla podmiotów leczniczych

Art. 23a ustawy o działalności leczniczej dopuszcza monitoring pomieszczeń, w których udzielane są świadczenia, i pomieszczeń ogólnodostępnych w określonych celach, między innymi gdy jest to niezbędne dla bezpieczeństwa pacjentów lub pracowników. Sposób obserwacji określa się w regulaminie organizacyjnym, a informację o monitoringu podaje się pacjentom w widocznym miejscu udzielania świadczeń i na stronie internetowej podmiotu. To odrębna informacja od klauzuli z art. 13 RODO. Art. 23a dotyczy także praktyk zawodowych, ale dodatkowe uprawnienie do obserwacji pomieszczeń udzielania świadczeń (art. 23a ust. 1 pkt 3) przysługuje tylko wymienionym tam placówkom stacjonarnym, więc w zwykłym gabinecie nie obejmuj kamerami miejsca badań i zabiegów.

Gdzie kamer nie powinno być?

• Tam, gdzie odbywa się badanie, zabieg albo rozbieranie pacjenta. W zwykłym gabinecie monitoring bezpieczeństwa tam nie ma uzasadnienia, a pacjent ma prawo do intymności i godności. Monitoring medyczny wymaga odrębnej podstawy.
• W toaletach. Monitoring pracowniczy co do zasady nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych (wyjątek z art. 22² § 2 KP wymaga m.in. uprzedniej zgody związku zawodowego albo przedstawicieli pracowników), a wobec pacjentów kamer w toaletach nie da się uzasadnić.
• Z nagrywaniem dźwięku. Nagrywanie rozmów jest wyraźnie bardziej ingerujące niż obraz i zwykle nie ma uzasadnienia. Wyłącz mikrofony.

Kamery w rejestracji, przy wejściu i w poczekalni da się zwykle obronić, o ile są niezbędne, a obraz nie obejmuje ekranów z danymi pacjentów ani drzwi gabinetu w sposób pozwalający podglądać wizytę. Sprawdź, czy nagranie ujawnia dane o zdrowiu, bo wtedy wymagania są wyższe.

Jak oznaczyć teren monitorowany?

Jeżeli kamery obejmują miejsce pracy personelu, Kodeks pracy wymaga oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 22² § 9 KP). Cele, zakres i sposób monitoringu pracodawca określa w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, zależnie od warunków z art. 22² § 6 KP. O uruchomieniu monitoringu informuje pracowników co najmniej 2 tygodnie wcześniej (§ 7), a przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje o celach, zakresie i sposobie monitoringu (§ 8).

Dla pacjentów samo oznaczenie to za mało. Potrzebna jest jeszcze informacja z art. 13 RODO.

Jak spełnić obowiązek informacyjny wobec pacjentów?

Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych 3/2019 w sprawie monitoringu wizyjnego (pkt 112 do 117) zaleca informację warstwową:

Pierwsza warstwa, przy wejściu (znak ostrzegawczy z podstawowymi informacjami):

• kto jest administratorem,
• cel monitoringu,
• że obraz jest nagrywany,
• okres przechowywania nagrań,
• informacja o prawach osoby, której dane dotyczą,
• gdzie znaleźć pełną informację.

Druga warstwa, w rejestracji albo w segregatorze: pełna informacja z art. 13 RODO. Powinna być dostępna na miejscu, bez konieczności szukania jej w internecie. Może to być wydruk w rejestracji, ale ma być łatwo dostępny.

Nie musisz wieszać pełnej klauzuli na drzwiach.

Gotowy tekst na tabliczkę (jedna linijka)

Teren monitorowany, obraz jest nagrywany. Administrator: [nazwa gabinetu, adres]. Cel: bezpieczeństwo osób i mienia. Nagrania przechowujemy do [okres] dni. Przysługują Ci prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia i sprzeciwu. Pełna informacja: rejestracja, tel. [numer].

Wpisz rzeczywisty okres przechowywania. Możesz dodać piktogram kamery, ale prawo nie wymaga go w konkretnej formie.

Jak długo przechowywać nagrania?

Tak krótko, jak to konieczne do celu. Górną granicą jest 3 miesiące od nagrania. Dla pracowników wynika to z Kodeksu pracy (art. 22² KP), a dla monitoringu w podmiotach leczniczych z ustawy o działalności leczniczej (art. 23a). Ta granica obowiązuje także, gdy nie zatrudniasz pracowników. W monitoringu pracowniczym art. 22² § 4 KP pozwala przedłużyć przechowywanie nagrania do prawomocnego zakończenia postępowania, gdy jest ono dowodem lub pracodawca dowiedział się, że może nim być. W pozostałych przypadkach przechowywanie ponad 3 miesiące wymaga podstawy w przepisie odrębnym. EROD wskazuje, że zwykle wystarcza kilka dni, a przechowywanie ponad 72 godziny wymaga mocniejszego uzasadnienia. To nie jest sztywny limit, ale ustal najkrótszy uzasadniony okres. Dobrym sposobem jest automatyczne nadpisywanie starych nagrań.

A jeśli monitoring prowadzi właściciel budynku?

Administratora ustala się według tego, kto decyduje o celach i zasadniczych sposobach przetwarzania (art. 4 pkt 7 RODO). Dla kamer na korytarzach i przy wejściu do budynku jest to zwykle właściciel albo zarządca. Współadministracja (art. 26 RODO) wymaga wspólnego ustalania celów i sposobów, więc sam dostęp do obrazu albo położenie kamery jej nie przesądza. Jeśli kamery nagrywają wnętrze Twojego lokalu, rejestrację albo Twoich pracowników, a Ty decydujesz o ich ustawieniu i nagraniach, to w tym zakresie Ty jesteś administratorem. Gdy coś jest niejasne, ustal podział ról na piśmie z zarządcą.

Czy trzeba robić coś jeszcze?

• Wpisz monitoring do rejestru czynności przetwarzania.
• Ogranicz dostęp do nagrań do wskazanych osób, z upoważnieniem.
• Umowa powierzenia jest potrzebna, gdy firma przetwarza nagrania w Twoim imieniu, na przykład przechowuje je w chmurze albo ma do nich dostęp podczas obsługi. Sam montaż kamer bez dostępu do nagrań jej nie wymaga.
• Zabezpiecz rejestrator hasłem i zadbaj o aktualizacje.

Możemy to przygotować za Ciebie

Komplet dokumentacji RODO dla gabinetu, 999 zł. Informacja dla pacjentów, w tym monitoring w dwóch warstwach, rejestr czynności, upoważnienia i pozostałe dokumenty pod Twój gabinet. Szczegóły w cenniku.

Zadzwoń: 880 133 640, Roman Jońca.

Zobacz też: dokumentacja RODO gabinetu lekarskiego i klauzula informacyjna dla pacjenta.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wieszać pełną klauzulę informacyjną przy kamerach? Nie. Wystarczy pierwsza warstwa przy wejściu i pełna informacja dostępna w rejestracji.

Czy mogę nagrywać dźwięk w poczekalni? Nie. Nagrywanie dźwięku jest znacznie bardziej ingerujące i zwykle nie ma uzasadnienia.

Czy kamera może obejmować gabinet zabiegowy? Nie w zwykłym gabinecie. Pacjent ma prawo do intymności, a monitoring bezpieczeństwa nie uzasadnia obserwacji badań i zabiegów.

Ile przechowywać nagrania? Tak krótko, jak to konieczne, nie dłużej niż 3 miesiące od nagrania. Wyjątek dla nagrań stanowiących dowód dotyczy monitoringu pracowniczego (art. 22² § 4 KP).

Kto odpowiada za kamery w budynku, w którym wynajmuję lokal? Za kamery na częściach wspólnych zwykle odpowiada właściciel lub zarządca budynku. Za kamery, o których ustawieniu i nagraniach decydujesz Ty, odpowiadasz Ty.